CASE STUDY
副業コーチング塾
副業コーチング塾
行動管理システム
業務整理から始める、本当に使われるシステム開発
受講生の日々の行動を可視化し、継続学習を促進するポイント管理システム
ツール選定の前に「誰が何をしたいか」を整理することから始めました
担当範囲
- 業務整理
- 業務設計
- 技術選定
- 実装
- 運用設計
抱えていた課題
「投稿を見て手で集計する」運用が限界を迎えていました
-
行動把握が難しい
受講生がどれだけ学習・アウトプットしているか把握できず、投稿も複数のチャットスペースに分散し、確認に時間がかかっていました
-
モチベーションの維持が難しい
受講生同士の進捗が見えず刺激を受けにくく、継続できない受講生へのフォローも後手に回りがちでした
-
運営の負荷が大きい
手動での投稿確認・集計は現実的でなく、講師が本来の指導に集中できない状態でした
私たちのアプローチ
いきなり作らず、整理する → 設計する → つくる → 育てる の順で進めました
STEP 01 ── 整理する
まず、業務を整理した
- 講師・運営・受講生それぞれの「やりたいこと／困りごと」を立場ごとに整理
- 「投稿 → 目視確認 → 手動でExcel記録 → 月末集計 → フィードバック」という既存フローを可視化し、確認漏れ・集計ミス・遅延というつまずきの原因を特定
- どの行動を、どのスペースで、誰が担うのかを棚卸し
STEP 02 ── 設計する
運用を見据えて設計した
- 新しい業務フローを「投稿 → 自動取得 → AIが内容を評価 → ポイント自動付与 → ダッシュボードに即時反映 → 未投稿者へ自動リマインド」と設計
- 「何にどれだけポイントを付けるか」の評価ルールと、通知のタイミングを、運営負荷を最小化する観点から設計
- 未登録ユーザーの投稿やAPI障害といった例外ケースも、運用前にあらかじめ設計
STEP 03 ── つくる
必要な部分だけ、つくった
- Google Workspace を基盤に、ノーコード／ローコードで初期コストを抑制
- コア機能（投稿取得 → 評価 → 記録）を先に構築し、ダッシュボード・通知を段階的に追加
- 追加開発なしでダッシュボードを構築できる仕組みを採用
STEP 04 ── 育てる
使われ続ける状態を、ともに育てる
- 例外処理やリマインドを運用設計に織り込み、運営の手作業を継続的に削減
- ダッシュボードで現状を見ながら、評価ルールや通知を調整できる状態に
業務フローの変化
手作業の確認・集計を、自動の可視化に置き換えました
Before
- 受講生が投稿
- 講師が目視で確認
- 手動でExcelに記録
- 月末にまとめて集計
- フィードバック
確認漏れ・集計ミス・フィードバックの遅延が発生
After
- 受講生が投稿
- システムが自動取得
- AIが内容を評価しポイント付与
- ダッシュボードに即時反映
- 未投稿者へ自動リマインド
手動集計ゼロ・即時可視化・フォローの自動化
成果
運営の手間を減らしながら、受講生の継続を後押しする仕組みに
手動集計をゼロに
投稿の取得から評価・記録までを自動化し、運営の集計作業をなくしました
「頑張り」を自動で可視化
ポイントと投稿状況をダッシュボードに集約し、全体像と個人の推移をひと目で把握できます
継続を後押し
受講生同士で進捗が見えることと、未投稿者への自動リマインドで、モチベーション維持を支援します
講師は指導に集中
確認・集計の手間が減り、講師が本来の指導に時間を使えるようになりました
こうした仕組みづくりを、一緒に考えませんか
話を聞いてみる主な技術
既存の Google Workspace を最大限に活かし、初期コストを抑えました
| コミュニケーション基盤 | Google Chat |
|---|---|
| 自動処理 | Google Apps Script（GAS） |
| AI評価 | Gemini API |
| データ蓄積 | Google スプレッドシート |
| 可視化 | Looker Studio |